Ordnung in den eigenen Unterlagen halten

Eine gewisse Ordnung in den eigenen Unterlagen zu halten ist immens wichtig. Insbesondere Unterlagen die mit Finanzen zu tun haben sollten stets ordentlich verwahrt werden, oftmals müssen sie sogar eine bestimmte Dauer aufgehoben werden. Auch Selbstständige haben eine besondere Verantwortung gegenüber ihren Unterlagen. Doch auch wenn man sagt, Ordnung ist das halbe Leben, sollte man nicht das halbe Leben mit dem sortieren und ordnen der Ablage verbringen. Lose Zettelwirtschaft oder auch schwere Aktenordner können im digitalen Zeitalter der Vergangenheit angehören.

Elektronische Akten machen Ordner überflüssig

Elektronische Akten bieten einige Vorzüge im Bezug auf Ordnung halten in der Ablage. Unterschiedlichste Papierdokumente lassen sich heute einfach einscannen und innerhalb einer zentralen digitalen Akte gespeichert, dokumentiert und verwaltet werden. Somit lassen sich übersichtliche digitale Akten zu unterschiedlichen Themen erstellen, ohne dass man schwere Ordner benötigt. Dokumente lassen sich in diesen Akten schnell finden und bei Bedarf auch wieder ausdrucken. Weitere Informationen zu elektronischen Akten findet man auf dieser Seite.

Geldunterlagen haben oberste Priorität

Rechnungen, Briefe, Informationsblätter, Garantiebelege, Geldunterlagen, Steuerbescheide, Wohnungsunterlagen, Verträge und sonstige wichtigen Unterlage,  häufen sich schnell an und füllen die Ablage. Wer nicht immer unverzüglich dafür sorgt, dass die jeweiligen Unterlagen an ihren Platz gelangen, muss sich mitunter ein wenig Zeit nehmen um die Ablage wieder zu leeren. Dabei sollte man nach einem System vorgehen. Zunächst einmal gilt es sozusagen die „Spreu vom Weizen zu trennen“. Geldunterlagen beispielsweise sollten immer oberste Priorität haben, denn ein vergessener Termin kann schnell teuer werden oder für sonstige Unannehmlichkeiten sorgen. Um Zusatzkosten wie etwa Mahngebühren zu vermeiden, sollten fällige Termine immer notiert werden. In elektronischen Akten lassen sich Termine ganz einfach hinzufügen, so dass man automatisch an Fristen und Co. erinnert wird.

Aufbewahrungsfristen

Bei den restlichen Unterlagen stellt sich die Frage, wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Auch wenn elektronische Akten keinen Platz beanspruchen außer Speicherplatz, macht es keinen Sinn Dokumente welche man nicht mehr benötigt ewig aufzubewahren. Nur wenige Unterlagen müssen lebenslang aufgehoben werden. Dazu zählen beispielsweise Geburtsurkunden, evtl. Taufscheine, Schul- und Ausbildungszeugnisse, Heiratsurkunden oder medizinische Unterlagen, welche fortgeführt werden (Impfpass etc.). Diese Dokumente kann man auch in einer elektronischen Akte speichern, etwa zur Absicherung, die Originaldokumente sollten aber wenn möglich ebenfalls sicher verwahrt werden. Gesundheitsunterlagen wie Röntgenbilder, Atteste und Befunde sollten 10 Jahre lang aufgehoben werden. Hier lohnt sich in jedem Fall eine elektronische Sicherung, die Originaldokumente sollten sicher vernichtet werden. Für Steuerunterlagen und Handwerkerrechnungen gilt im allgemeinen eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren, wobei es einzelne Dokumente gibt, die hier sogar bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Unter Umständen macht es aber Sinn sie noch länger aufzubewahren, um im Zweifel als Beweis zu fungieren.

Alles in allem kann man sich, wenn man elektronische Akten anlegt entspannt zurücklehnen und muss sich nicht um die Aufbewahrungsfristen kümmern. Es lohnt sich aber durchaus, etwa Verträge die nicht mehr laufen oder auch Versicherungen etc. nach einer Weile zu löschen um einfach mehr Übersichtlichkeit zu schaffen.

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